Ma-domiciliation.fr est la LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises 100 % en ligne. Basée sur les Champs-Élysées, nous avons accompagné plus de 50 000 entrepreneurs dans leurs démarches administratives et juridiques : domiciliation, création, modification et cessation de société, et services associés.
Une société rentable, en croissance de +70 % sur 12 mois, fondée par deux serial entrepreneurs. Nous abordons aujourd'hui une phase de structuration et cherchons un(e) Office Manager confirmé(e), prêt(e) à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH.
Votre rôle
Vous êtes le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Vous travaillez en lien direct avec les cofondateurs.
Vos missions
People & RH
- Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats
- Réponse aux demandes RH du quotidien
- Organisation des onboardings
Juridique & conformité
- Garantir la conformité de l'entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation : obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux, vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF, suivi des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme), assurances des locaux
- Rédaction et relecture de contrats
- Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives)
- Échanges avec les administrations (greffe du tribunal de commerce, préfecture de police, SIE…)
- Négociation et relecture des baux commerciaux
- Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, DREETS, SIE…), sur place ou à distance
- Participation et suivi des assemblées générales de copropriété
- Gestion des formalités légales et administratives
Office & Operations
- Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures)
- Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant
- Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs…)
- Recherche de nouveaux locaux
Finance & Admin
- Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels)
- Préparation des virements
- Suivi des factures et relation avec le cabinet comptable (Pennylane)
- Aide à la clôture comptable
- Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap)
- Préparation des paies (Payfit)
Transverse & amélioration continue
- Audit, suivi qualité et coordination des office managers
- Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs
- Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques
- Proposition et mise en place d'améliorations de process
- Contribution aux documents liés à nos levées de fonds
Votre profil
- Expérience : 2 à 5 ans comme Office Manager en startup
- Recrutement : vous avez déjà mené des missions de recrutement
- Croissance : idéalement, vous avez accompagné une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs
- Savoir-être : organisé(e), rigoureux(se), fiable, très autonome, avec un vrai sens des responsabilités
- Outils : à l'aise avec Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, la suite Google et les outils IA
- Rythme : vous aimez les environnements dynamiques et savez jongler avec des priorités multiples
Conditions
- Contrat : CDI, temps plein
- Localisation : Paris 8e, Champs-Élysées
- Rémunération : selon profil et expérience
- Prise de poste : dès que possible